アメリカ国内旅行や出張時に便利！電子化が進むホテルの領収書のメリット、デメリット

アメリカ赴任後、旅行や出張でホテルを利用することが増えてきました。

特に出張の際、経費精算のために領収書を貰わないといけないので、チェックアウトの時に必ず「領収書ください！」とスタッフに伝えています。

領収書がないと経費精算出来ないですから、ビジネスマンの皆さんも同じ状況かと思います。

またホテルに限らず、アメリカでは特にクレジットカードで支払いを行うことが多いので、領収書はクレジットカードの不正利用がないか確認するのに、とても大切な証拠となります。

そんなわけで、毎回領収書をプリントアウトしてもらい紙で貰っていたのですが、最近

「あなたのメールアドレスに送っておくね！」

と受付のスタッフに言われる機会が増えてきました。

日本のホテルではあまり言われたことがなかったなあと思ったので、今回は体験談を交えつつ、電子化が進むホテルの領収書のメリットとデメリットを紹介したいと思います。

電子化が進む背景

アメリカの大手ホテルチェーンは、近年買収による吸収合併が進み、4〜5社に集約されつつあります。

そのため、1社の傘下に複数のホテルブランドが属するというような構図になっています。

吸収合併前は、それぞれのホテルが自社のシステムで予約管理や集金システムを管理する必要がありましたが、集約が進みシステムの統一がなされた事で、アプリやウェブサイトで予約が容易になりました。

ホテルの吸収合併によるシステム統一とITの発達が、結果として領収書の電子化が進む要因になったのではと私は思います。

経費精算する時に、印刷が必要であれば各々印刷をすれば良いので、実に効率的だと思います。

ホテル側も利用者側も省力化ですね。無駄を省くという面もメリットです。

また出張が終わって帰社するまで大切に保管する必要がないですし、メールであれば後日に確認も容易です。

経費精算には印刷が必要という会社があるかと思いますが、私の場合は領収書が添付されたメールを経理担当者に送るだけで、自動的に精算されるシステムです。

ですので、そもそも印刷が必要ありませんし、全てがオンライン上で完結するので、かなりスピーディーな処理が可能です。

欧米の会社で、出張が多い役職や営業の多くは、個別で経費予算を持っているか、年収に含まれていることが多いと思います。

限度額内であれば、宿泊費や交通費、会食代などを個人の裁量で経費として落とせるため、このようなシンプルなシステムが採用されていると考えています。

ホテルブランドがスマホ向けのアプリを出していることが多いため、アプリ内の過去の宿泊履歴から領収書をダウンロード可能です。

MarriottやHiltonグループのアプリでは後から参照可能ですので、かなり助かっています。

これは既に2度経験しています。

自分自身で予約する場合はないのですが、誰かがまとめて人数分予約するような時には、チェックアウトの際確認したにも関わらず、メールが送られてこなかったです。

そして個人的に面倒な作業が、改めて領収書を送ってもらうことです。

多くのホテルや予約サイトには問い合わせ先がありますが、メールでの問い合わせは返信が遅く、下手すると返信自体もない事があるので、電話で依頼することをおすすめします。

大体聞かれることは決まっていて、

①予約者名(もしくは宿泊者名)

②宿泊日

③予約番号

④メールアドレス

この4つくらいですので、あらかじめ準備していれば問題ありません。

ルームサービスや朝食、または駐車場代など宿泊費とは別の料金に関するミスがある場合があります。

私の場合は、上級会員のため朝食が無料サービスのところ、チャージされていた事がありました。

もちろん電話にて説明をして、返金と正しい領収書を送ってもらいましたが、チェックアウト時であれば、すぐに対応してもらえたのにと思いました。

アメリカではUberの領収書はアプリ上で見れたり、タクシーの領収書も電子化が進んでいますし、一部のスーパーなども同様です。

個人的には、デメリットもありますが、今のところメリットの方が大きいと感じているので、どんどん拡大していってもらいたいです。